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CONSTITUTION

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I - NOM DE L'ASSOCIATION

Le nom anglais de l'association est Association of Canadian College and University Ombudspersons. Le nom français est Association des ombudsmans des universités et collèges du Canada.(1) L'acronyme est ACCUO (anglais) et AOUCC (français).

 

II - VISION ET MISSION

L'Association des ombudsmans des universités et collèges du Canada (AOUCC) est une association bilingue (anglais et français), indépendante, regroupant des ombudsmans œuvrant dans des établissements d'enseignement postsecondaire au Canada.

L'AOUCC s'efforce de promouvoir l'équité ainsi que des milieux d'étude et de travail respectueux de la personne au sein des établissements d'enseignement postsecondaire au Canada, grâce à la création de bureaux d'ombudsmans. Pour appuyer ses membres et soutenir le développement de la profession d'ombudsman, l'AOUCC défend les principes d'indépendance, d'impartialité, de confidentialité, et d'accessibilité comme fondements du métier d'ombudsman.

La mission de l'AOUCC comprend les éléments suivants :

  • Promouvoir la fonction d'ombudsman et la faire comprendre ;
  • Agir comme centre d'information sur la théorie et la pratique de l'ombudsmanship ;
  • Promouvoir la présence de bureaux d'ombudsman dans les établissements d'enseignement postsecondaire;
  • Offrir des activités de développement professionnel à ses membres actuels et futurs ;
  • Définir et promouvoir des normes professionnelles pour ses membres ;
  • Diffuser à ses membres de l'information sur leurs meilleures pratiques ;
  • Commanditer des recherches sur des questions d'intérêt pour ses membres ;
  • Encourager la coopération avec d'autres organismes consacrés à l'ombudsmanship.

 

III - LA FONCTION D'OMBUDSMAN

L’ombudsman dans un établissement d’enseignement postsecondaire :

  • fait la promotion du respect, de la justice et  de l’équité dans le traitement des individus, l’adoption des politiques et dans les pratiques de l’institution;
  • est autonome et indépendant des structures administratives de l’institution et des associations des étudiants, employés, professeurs;
  • agit de manière impartiale et objective;
  • assure  la confidentialité de ses communications et des dossiers traités;
  • (i) prodigue information, conseils et intervient le cas échéant; (ii) facilite la résolution des plaintes et /ou fait enquête en ayant accès aux personnes, dossiers, documents et autres renseignements;
  • (i) fait des recommandations dans des dossiers  individuels ou systémiques mais n’a pas l’habilitation de mettre en application ses recommandations; (ii) fait rapport de manière publique et/ou présente un rapport annuel aux instances désignées dans ses statuts constitutifs.

IV - L'ADHÉSION

Les personnes exécutant des fonctions d'ombudsman, telles que décrites dans l'article III, dans un établissement d’enseignement postsecondaire au Canada, ou celles intéressées par la profession d'ombudsman, peuvent devenir membres de l'Association. Les membres votants et les membres associés doivent acquitter la cotisation annuelle fixée lors de l'assemblée générale ordinaire. L'année d'adhésion court du 1er juillet au 30 juin.

L'adhésion à l'AOUCC

Peuvent devenir membres de l'AOUCC :

  • Les personnes exécutant des fonctions d'ombudsman à temps complet ou partiel dans un établissement postsecondaire (statut de membre votant) ;
  • Les personnes exécutant des fonctions d'ombudsman à temps complet ou partiel, dans des institutions ne relevant pas l'enseignement postsecondaire (statut de membre associé) ;
  • toute personne intéressée à la profession d'ombudsman et ne remplissant pas cette fonction au moment de sa demande d'adhésion, comme, par exemple, un ombudsman à la retraite, un étudiant, ou une personne projetant de devenir ombudsman (statut de membre associé).

Les classes de membre

Les membres votants

  • remplissent toutes ou la plupart des conditions décrites à l'article III, et
  • exécutent des fonctions d'ombudsman dans un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.

Les membres votants possèdent les droits suivants : droit de vote à l'assemblée générale ordinaire ; droit de postuler une fonction au sein du comité de direction (président, trésorier, secrétaire, membre sans mandat) ; droit d'être inscrit dans la liste de distribution (listserv) de l'ACCUO ; droit de participer aux activités organisées par l'AOUCC (réunion semi-annuelle, conférence annuelle, assemblée générale, ateliers, ou mentorat selon les disponibilités).

Les membres associés

  • sont des employés à temps complet ou partiel d'établissements d'enseignement postsecondaire mais qui ne satisfont pas aux conditions décrites à l'article III;
  • ou des personnes œuvrant dans des institutions autres que l'enseignement postsecondaire;
  • ou des personnes intéressées à la profession d'ombudsman mais qui ne l'exercent pas au moment de leur demande d'adhésion

Les membres associés possèdent les droits suivants : droit d'assister à la conférence annuelle de l'AOUCC et aux ateliers périodiques ; droit de consulter les membres du comité de direction sur des questions reliées à la fonction d'ombudsman en milieu d'enseignement postsecondaire ; droit de recourir au mentorat selon les disponibilités.

Les membres honoraires

  • toute personne qui a reçu la Distinction Honorifique de l'AOUCC récompensant des services émérites.

 

V - COMITÉ DE DIRECTION

Le comité de direction se compose des dirigeants de l'Association, à savoir, le président, le secrétaire, le trésorier et deux membres sans mandat représentant, si possible, l'Est et l'Ouest du Canada. Le président sortant est membre ex officio du comité de direction. Les officiers seront élus par les membres normalement par vote électronique devant prendre place au plus tard 20 jours avant l’Assemblée générale annuelle et agiront pendant un mandat de deux ans commençant le 1 juillet. Les officiers peuvent être réélus, mais ne peuvent normalement pas agir pendant plus de deux mandats consécutifs dans la même position. Dans l’éventualité d’une vacance au sein du comité exécutif, les officiers restant peuvent nommer un remplaçant qui agira jusqu’à ce que la position soit occupée à nouveau normalement à la suite d’un vote électronique avant la prochaine assemblée générale annuelle.

Les responsabilités du comité de direction incluent notamment les tâches suivantes :

  • Collaborer avec le coordonnateur du congrès annuel, à la planification de ce congrès et de l'assemblée générale ordinaire ;
  • Examiner toute question ou sujet qui, selon lui, touche les membres ;
  • Gérer les fonds de l'Association ;
  • Consulter les membres, selon les circonstances ;
  • Déléguer toute tâche particulière à un dirigeant ou à un membre de l'Association.

Responsabilités des dirigeants

Président
Le président préside les réunions du comité de direction et l'assemblée générale ordinaire. Il coordonne les activités de l'Association et agit comme porte-parole de l'Association.

Secrétaire
Le secrétaire prépare et distribue les ordres du jour et les minutes de toute réunion, et distribue tout document nécessaire à une réunion ou utile aux membres de l'Association (par exemple, le rapport financier). Le secrétaire tient à jour la liste des membres.

Trésorier
Le trésorier, de concert avec un autre dirigeant, possède le pouvoir d'agir au nom de l'Association pour ses affaires bancaires courantes. Il élabore les prévisions budgétaires et les rapports financiers. Il perçoit la cotisation annuelle.

Membres sans mandat
Les membres sans mandat aident les autres dirigeants en exécutant des tâches particulières et ont la responsabilité particulière de s'assurer que les décisions reflètent effectivement les intérêts de tous les membres.

 

VI - LE COORDONNATEUR DU CONGRÈS ANNUEL

L'Association désigne, parmi ses membres, un coordonnateur pour son congrès annuel. Ce coordonnateur planifie et organise le congrès. Généralement, le coordonnateur est choisi deux ans à l'avance lors de l'assemblée générale ordinaire, de manière à pouvoir acquérir l'expérience nécessaire en collaborant à l'organisation d'un congrès antérieur.

 

VII - MODIFICATIONS

Un membre peut proposer en tout temps des modifications à la constitution. Les projets de modification doivent être adressés au secrétaire suffisamment à l'avance de manière à pouvoir être distribués aux membres au moins 30 jours avant l'assemblée générale ordinaire. Le secrétaire peut les distribuer par tout moyen disponible.

L'adoption d'une modification requiert seulement un vote majoritaire des membres présents à l'assemblée générale ordinaire.

 



Adoptée à l'assemblée générale ordinaire, le 10 juin 1990, à Québec, Québec
Modifications

  • 19 juin 1993, Winnipeg, Manitoba
  • 12 juin 1994, Ottawa, Ontario
  • 11 juin 1995, Waterloo, Ontario
  • 17 mai 1996, St Louis, Missouri
  • 9 mai 2002, Winnipeg, Manitoba
  • 28 mai 2004, Montréal, Québec
  • 21 mai 2010, Vienne, Autriche
  • 8 juin 2012, Edmonton, Alberta

1. Le mot "Ombudsman" est suédois. Les ombudsmans des établissements d'enseignement postsecondaire au Canada portent parfois un titre différent, tel Ombudsperson, Ombuds ou Ombud, ou Protecteur des étudiants. La version anglaise de la constitution de l'ACCUO utilise le terme "ombudsman" pour décrire cette fonction, et le terme "ombuds" comme adjectif quand elle décrit les activités d'un Ombudsman.


Dans ce document, le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger la lecture.